São muitos os instrumentos elaborados na estruturação de uma empresa familiar. Em sua maioria, os documentos que regem o funcionamento de uma empresa são revestidos de formalidades e embasados na legislação vigente. No entanto, existe um registro que nasce das especificidades da família: o protocolo familiar. Este instrumento representa o primeiro passo da família empresária com relação ao comprometimento e à união das gerações futuras em torno do negócio.
A maior dificuldade desse modelo organizacional é a incompreensão quanto à aos limites e às distinções entre família, propriedade e empresa, de modo que esta, não raro, torna-se extensão do ambiente caseiro.
O protocolo familiar é construído com base nas necessidades específicas de cada família. Mesmo que seja vinculado a outros instrumentos, sua elaboração é “livre”, podendo abordar diversos temas e impor limites entre a família, a empresa e a propriedade, como por exemplo:
– formas de ingresso no negócio;
– profissionalização dos membros familiares;
– férias;
– ausência de sócio por falecimento;
– afastamento ou aposentadoria.
Também, pode regrar casos peculiares da família, como a utilização de bens da empresa, a criação de fundos de apoio aos sócios impedidos de exercerem suas funções e até mesmo a punição de condutas que não condizem com os costumes familiares.
Em sua essência, o protocolo serve como base da formação das novas gerações, pois valoriza a cultura familiar e traz à tona assuntos difíceis de serem tratados internamente, mas que poderão acarretar sérios problemas à continuidade do negócio.
Algumas perguntas como “Onde estamos hoje?” e “Quais são os objetivos da família?” devem ser feitas na constituição do protocolo, já que este é o responsável pela redução dos riscos de surgimento de conflitos entre familiares e sócios (atuais e futuros). Por vezes, o alinhamento se dá durante a constituição desse documento, de modo que sua assinatura apenas consolida tudo o que foi conversado e estruturado pelos membros.
Toda família possui problemas que não devem ser transportados para a empresa. Ademais, é sabido que as organizações familiares que contam com uma estruturação adequada do negócio e da sucessão possuem vantagens significantes na resolução de problemas futuros.
Esse protocolo, portanto, é um acordo firmado entre os membros da família (sócios e parceiros), sobre situações atuais e futuras, com o objetivo de regrar a sucessão patrimonial, a gestão do negócio e as relações profissionais e econômicas da família. Trata-se de uma ferramenta muito eficaz na prevenção de litígios, buscando alcançar o equilíbrio no comportamento da família.
O protocolo familiar não é um documento definitivo – deve estar em constante modificação. A família tem de ter a consciência que é preciso muita reflexão, comunicação e consenso entre as partes. Com o passar do tempo, o documento deve ser modificado, pois mudanças ocorrem, a família cresce, e novas circunstâncias sobrevém ao longo do tempo.
Visando a harmonia familiar e a continuidade do negócio, a Safras & Cifras conta com uma equipe de profissionais que atuam juntamente com a família na construção desse documento fundamental para o sucesso da empresa familiar.
